Jun 16, 2020 | Von John Siegel

Der jährliche Prüfungsprozess stellt Unternehmen vor einzigartige Herausforderungen, die Arbeitswochen und zusätzlichen Stress erfordern. Aber mit dem richtigen Mindset und strategischem Denken kann der Prozess eine Fülle von Erkenntnissen für die Zukunftsplanung liefern — ohne die erwartete Negativität.

Jährliche Audits sind wertvolle Werkzeuge

Trotz der Unterbrechungen und Kosten verstehen Finanzfachleute, dass sie sowohl intern als auch extern äußerst wertvolle Werkzeuge für das Unternehmen sein können.

Acht bis fünf Prozent der Befragten geben an, dass ihre externen Prüfer erhebliche Probleme aufgedeckt haben. Während die Mehrheit der Auditbeteiligten angibt, dass ihre Auditoren signifikante Probleme „selten“ oder „nie“ aufdecken, geben 24% an, dass ihre Auditoren signifikante Probleme „immer“ oder „gelegentlich“ aufdecken.“

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Technologie kann dazu beitragen, Störungen während der jährlichen Prüfung zu minimieren

Finanzakteure unternehmen Schritte, um die durch den jährlichen Prüfungsprozess verursachten Störungen zu verringern, und viele dieser Schritte nutzen Technologie.Neunundsechzig Prozent der Befragten geben an, dass sie Audit-Materialien an einem digitalen Ort zentralisieren, damit alle Beteiligten auf benötigte Materialien zugreifen und Unterbrechungen minimieren können.

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Fast ein Drittel (32%) der Befragten in der Studie haben eine Art Abschlussverwaltungssoftware eingeführt und verwenden sie lange genug, um die Auswirkungen der Software auf die jährliche Prüfung zu bewerten. Unter diesen Teilnehmern erlebten 91% direkte Vorteile durch die Verwendung von Close-Management-Software.

Diese Vorteile umfassen:

  • Weniger Zeit auf der PBC–Liste verbringen – 73%
  • Weniger unangenehme Überraschungen – 39%
  • Weniger Angst vor Prüfungsergebnissen – 32%
  • Schnellerer Abschluss des jährlichen Audits – 32%

Nutzer von Close-Management-Software sind auch optimistisch, wie sich diese Software auf die Kosten ihrer Audits in den kommenden Jahren auswirken wird. Dreiundvierzig Prozent der Abonnenten von Close Management Software erwarten in den nächsten zwei Jahren ein erhebliches Wachstum ihrer Prüfungskosten, verglichen mit 53% der Teilnehmer, die keine Close Management Software verwenden.

Effektive Planungsmöglichkeiten für die Prüfung

Ohne Abschlussverwaltungssoftware ist der Abschlussprozess zum Jahresende von arbeitsintensiven Aktivitäten abhängig, die auf unterschiedlichen Checklisten, dezentraler Kommunikation und langwierigen Abstimmungen beruhen.

Neunundachtzig Prozent der Audit-Stakeholder sind sich einig, dass die Funktionen der Close Management Software ihren jährlichen Audits zugute kommen würden. Diese Fähigkeiten umfassen:

  • Sicherstellen, dass alle Aufgaben vollständig vorbereitet und überprüft werden – 66%
  • Sicherstellen, dass alle Arbeitspapiere abgeschlossen sind und alles funktioniert – 62%
  • Anhängen von unterstützenden Zeitplänen – 61%
  • Bereitstellung eines zentralen Repositorys für unterstützende Dokumentation – 54%
  • Dokumentation von Überprüfungen und Abmeldungen – 53%
  • Benachrichtigung der Benutzer, wenn Salden oder Abstimmungen geändert wurden – 48%
  • Aktivieren fernzugriff auf unterstützende Dokumentation – 44%

Abschlussverwaltungssoftware kann mehrere Vorteile bieten, aber sie alle sind darauf zurückzuführen, die Zeit bis zum Abschluss zu verkürzen, Fehler zu vermeiden und die Finanzberichterstattung genauer und effizienter zu gestalten — all dies kann dazu beitragen, dass die jährliche Prüfung weniger schmerzhaft wird.

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